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    Organização de documentos contábeis

    Aos documentos contábeis recomenda-se seu arquivados em ordem cronológica de data, em alguns casos em ordem cronológica de lançamentos nos livros fiscais, separados e arquivados por mês, por trimestre ou por ano, de conformidade com o volume de documentos de cada empresa.

    Os principais documentos contábeis são:

      notas de compra/serviços

      notas de vendas/serviços

      extratos bancários

      duplicatas pagas

      comprovantes de despesas/custos

      cópias de cheques

      comprovantes de débitos/créditos bancários

      outros documentos contabilizados

    Documentos legais

    Os documentos legais podem ser divididos e arquivados em 8 setores distintos: 

    100

     Federal

    200

     Estadual

    300

     Municipal

    400

     Ministério do trabalho

    500

     Contratos

    600

     INSS

    700

     Sindical

    800

     Diversos


    Os setores são divididos em:

    100

    FEDERAL

    200

    ESTADUAL

    101

    Cadastro Geral de Contribuintes (CNPJ)

    201

    Declaração Cadastral (DECA)

    102

    Declaração do Imposto de Renda - Pessoa Jurídica

    202

    Declaração para Codificação de Atividade Econômica (DECAE)

    103

    Ficha de Alteração do CNPJ

    203

    Declaração do Movimento Econômico Fiscal (DEMF)

    104

    Pedido de Restabelecimento do CNPJ

    204

    Índice de Participação dos Municípios (DIPAM)

    105

    Certidão Negativa do Imposto de Renda e CRJF

    205

    Licença da CETESB

    106

    Comunicações de Aumento de Capital

    206

    Demonstrativo das Operações Interestaduais

    107

    Demonstrativos dos Duodécimos

    207

    Certidão Negativa do ICM

    108

    CAIF

    208

    Autorização para Confecção de Notas Fiscais

    109

    Comunicações de IPI e IRPJ

    209

    Auto de infração

    110

    DIRF

    210

    Parcelamento do ICM

    111

    Cartão do CNPJ

    211

    Notificações

    112

    Notificações - Auto de Infrações

    212

    FIC - Ficha de Inscrição do Contribuinte

    113

    Baixa do CNPJ

    213

    Declarações

    114

    Certidão Negativa por Encerramento de Atividades

    214

    Alvará de Utilização - Secr. Saúde

    115

    Programa de Alimentação ao Trabalhador

    215

    Modelos de Notas Fiscais

    116

    DNER

    216

    Comprovação ZONA FRANCA

    117

    Defesas

    217

    Conselho Regional de Educação

    118

    Utilidade Pública

    218

    Secretaria de Segurança Pública (Registro Arma)

    119

    Parcelamentos

    219

    IBDF - IBAMA

    120

    Termo de Opção - Simples

    220

    Defesas

    121

    Autorização do DAC

    221

    Licença da Divisão do Exercício Profissional

    122

    IPEM

    222

    Utilidade Pública

    123

    Divisão de Censura de Diversões Públicas

    223

    Declaração de Microempresa

    124

    CADE - SDE

    224

    Laudos Técnicos


    300

    MUNICIPAL

    400

    MINISTÉRIO DO TRABALHO

    301 

    Guia de Inscrição ou Atualização

    401

    Cadastro de Empresas

    302 

    Ficha de Inscrição no CCM

    402

    Relação de Empregados Menores

    303 

    Taxas de Licença

    403

    RAIS / DCPIS

    304 

    Certidão Negativa do ISS

    404

    CIPA

    305 

    Declaração Anual do Movimento Econômico (DAME)

    405

    Certificados de Aprendizagem SENAI

    306 

    Cadastramento de Anúncios (CADAN)

    406

    Reclamações Trabalhistas - Defesas

    307 

    Pedido de Vistoria

    407

    Notificações/ Processos/ Autos de Infração

    308 

    Comunicados

    408

    Certificados de Aprovação das Instalações - CAI/DI

    309 

    Imposto Predial

    409

    Defesas

    310 

    Auto de Infração e Intimação

    410

    Acordo de Compensação

    311 

    Autorização para Impressão de Notas Fiscais

    411

    Laudos Técnicos

    312 

    Habite-se / Auto Vistoria

     

     

    313 

    Alvará de Funcionamento

     

     

    314 

    Defesas

     

     

    315 

    Utilidade Pública

     

     

    316 

    Declaração de Microempresa

     

     

    317 

    Parcelamentos

     

     

    318 

    Cancelamentos

     

     

    319 

    CONTRU/FICAM

     

     

    320 

    Regime Especial

     

     

    301 

    Guia de Inscrição ou Atualização

     

     

    302 

    Ficha de Inscrição no CCM

     

     

    303 

    Taxas de Licença

     

     

    304 

    Certidão Negativa do ISS

     

     

     

    500

    CONTRATO

    600

    INSS

    501 

    Contrato Social - Ata de Constituição

    601 

    Pedido de Matrícula (Inicial)

    502 

    Alterações de Contrato

    602 

    Certificado de Matrícula

    503 

    Contrato de Locação

    603 

    Cópia Autenticada de Registros Contábeis (CARC)

    504 

    Contrato de Uso de Veículos

    604 

    Certificado de Regularidade de Situação

    505 

    Cadastro da JUCESP

    605 

    Certificado de Quitação

    506 

    Contrato de Assessoria

    606 

    Certificado de Taxa de Seguro

    507 

    Contrato de Prestação de Serviços

    607 

    Demonstrativo dos Salários de Contribuição

    508 

    Reuniões

    608 

    C.B.

    509 

    Publicações em Jornais

    609 

    Alterações: Nome, Endereço, CGC

    510 

    Atas

    610 

    Declarações de Rendimento do INSS

    511 

    Contratos Diversos

    611 

    Comprovante Inscrição Contribuição Individual

    512 

    Comprovante de Caução de Locação

    612 

    Carnês dos Sócios

    513 

    Certidão Breve Relato - JUCESP

    613 

    Recadastramento

    514 

    Xerox das Exigências - JUCESP

    614 

    Autos de Infração

    515 

    Declaração de Alienação de Participações Societárias

    615 

    Defesas

    516 

    Baixa de Firma Individual p/ Transformação em LTDA.

    616 

    SESI

    517 

    Notificações

    617 

    Termo Ação Fiscal – TAF

    518 

    Defesas

    618 

    Parcelamentos

    519 

    Recadastramento - São Paulo Firma

     

     

    520 

    Buscas Jucesp/Cartórios

     

     


    700

    SINDICAL

    800

    DIVERSOS

    701 

    Contribuição Sindical e Assistencial do Empregador

    801 

    CACEX

    702 

    Conselho Regional de Farmácia

    803 

    Certidão de Registro de Capital Estrangeiro

    703 

    Dissídios Coletivos

    804 

    Procurações / Declarações

    704 

    Acordos

    805 

    Balanços e Balancetes

    705 

    SENAI - CIESP - FIESP

    806 

    Documentos dos Sócios ( xerox )

    706 

    FINAME

    807 

    Marcas e Patentes

    707 

    Certidões e Registros

    808 

    Correspondências

    708 

    CRA

    809 

    Consultas

    709 

    CORCESP

    810 

    Certidões Negativas - Fórum - Cartórios - J.Federal - FGTS

    710 

    Conselho Regional de Contabilidade

    811 

    Escrituras

    711 

    CRECI

    812 

    Apuração do Ativo Imobilizado - TELESP

    712 

    CREA

    813 

    Ajustes de Balanço

    713 

    Correspondência Sindicato Patronal

    814 

    Laudo de Avaliação

    714 

    CONAR (Legislação e Processos)

    815 

    Relatórios

    715 

    SUSEP

    816 

    Inventário

    716 

    Certidão Negativa de Débito Salarial

    817

    Depósito Inicial

    717 

    Conselho Regional de Medicina

    818

    Cadastro de Fornecedores e Associações

    718 

    EMBRATUR

    819

    Convocações

    719 

    Conselho Nacional do Cinema

    820 

    Atestado de Residência e Capacidade Técnica

     

     

    821 

    Cadastro de Bancos

     

     

    822 

    Mapas de Depreciações

     

     

    823 

    Alvarás

     

     

    824 

    Seguros

     

     

    825 

    Carta de Fiança

     

     

    826 

    Eletrobras

     

     

    827 

    BNDES

     

     

    828 

    Consórcios

     

    As guias de recolhimento dos impostos e contribuições, bem como outros documentos estão divididos em 5 (cinco) pastas como segue: 

     

    PASTA A/1

     

    PASTA B/2

    1

    Guias de Recolhimento do INSS

    Guias de Apuração e Recolhimento do ICM

    2

    Guias de Recolhimento e Relação dos Empregados do FGTS

    10 

    Guias de Apuração e Recolhimento do IPI

    Guias de Recolhimento do IRRF, Pessoas Jurídica e Contribuição Social

    11 

     

    Guias de Recolhimento do ISS

    12 

     

    Cadastro de Admissão e Demissão dos Empregados

    13 

    Orientações e Comunicados

    Guias de Recolhimento do PIS, Finsocial e COFINS

    14 

    Memos – Empresa Contábil

    Guias de Recolhimento e Relação dos Funcionários de Contribuição Sindical e Assistencial

    15 

     

    Folhas e Envelopes de Pagamento

    16 

     

     

     

     

     

     

    PASTA C/3

     

    PASTA D/4

    17

    Balanços

    25 

    Fichas Financeiras e Informes de Rendim.

    18

    Balancetes

    26 

    Folhas de Pagamento e Pro-Labore

    19

    Cadastros e Declarações

    27 

     

    20

    IBGE

    28 

     

    21

    DCTF

    29 

     

    22

     

    30 

     

    23

     

    31 

     

    24

     

    32 

    Documentos dos Autônomos

     

     

     

     

     

    PASTA E/5

     

     

     

    FUNCIONÁRIOS

     

     

    33

     

     

    40 – Empregados Desligados

    34

     

     

    40.1 -

    35

     

     

    40.2 -

    36

     

     

    40.3 -

    37

     

     

    40.4 -

    38

     

     

    40.5 -

    39

     

     

    40.6 -

     

     

     

    40.7 -

     

     

     

    40.8 -

     

     

     

    40.9 -

     

     

     

    40.10 -

     

    1
    Olá, posso ajudar?
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